Bye-bye Papierstapel!

Das Schönste in der Gastronomie ist der Kontakt mit den Gästen. Dort findet auch die Wertschöpfung statt. Keine Wertschöpfung generiert hingegen der enorme Papierstapel an Rechnungen, Quittungen und Bankbelegen, welche Gastronominnen und Gastronomen nach getaner Arbeit im Büro vorfinden. Trotz der Digitalisierung und der Erfahrungen der Pandemie hat die Papierflut in den letzten Jahren nicht abgenommen. Dafür mitverantwortlich sind gesetzliche Vorschriften.

Wer heute eine digitale Buchhaltung führen will, muss gemäss der so genannten «Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)» besondere Voraussetzungen erfüllen: Die Dateien müssen zwingend mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Damit hat der Bundesrat Hürden geschaffen, welche diejenigen an die analoge Welt – dort muss ein Papier nur in einem Ordner abgelegt werden – übersteigen.

Für die meisten KMU ist die Erfüllung der bundesrätlichen Vorgaben zu teuer und zu komplex – die Umsetzung kostet mehrere zehntausend Franken –, weshalb auf eine vollständig digitale Buchführung verzichtet wird. Damit verhindern die gesetzlichen Vorschriften die Digitalisierung der Buchhaltung.

So kommt es, dass heute die allermeisten digitalen Buchhaltungssoftwares entgegen ihres digitalen Ansatzes empfehlen, die physischen Belege aufzubewahren. «Das ist kein zukunftsträchtiges Modell», dachte sich Thomas Brändle, Gründer einer solchen Buchhaltungssoftware: In einer Petition an den Bundesrat verlangt er die Senkung der Hürden an die digitale Ablage. Nach seiner Kontaktaufnahme fand ich: «Dieses Thema gehört unbedingt ins Parlament!»

Am 2. März 2022 hat der Nationalrat sodann eine Motion (22.3004 – Digitale Buchführung erleichtern) der Rechtskommission einstimmig gutgeheissen. Diese verlangt, dass die Ablage von Dateien auch ohne spezielle Signatur oder Zeitstempel auf handelsüblichen Speichermedien möglich sein soll. Stimmt der Ständerat dieser Motion – voraussichtlich in der Sommersession im Juni 2022 – ebenfalls zu, muss der Bundesrat handeln und die geltende Verordnung anpassen.

Die Umsetzung wäre eine massive Erleichterung für alle KMU in der Schweiz. Auch für Gastronominnen und Gastronomen: Sie können sich in Zukunft noch mehr ihren Gästen widmen und sich vom Papierstapel im Büro verabschieden.