Réduire les coûts grâce à une stratégie d’achat judicieuse

«Chaque franc économisé sur les achats se répercute directement sur le bénéfice», explique Hans Haueter, consultant en gestion chez Gastroconsult. Après les frais de personnel, les coûts des marchandises constituent le deuxième poste de dépenses le plus important d’un établissement. Ensemble, ces deux postes représentent souvent 70 à 75% du chiffre d’affaires. «Si un établissement se situe nettement au-dessus de cette fourchette, il se retrouve dans une situation structurellement difficile.»

Plus qu’une comparaison de prix
De nombreux établissements se concentrent principalement sur le prix des produits individuels. Selon Pascal Krebs, ancien restaurateur et aujourd’hui responsable du marketing et de la gestion des catégories chez Transgourmet/Prodega, cette approche est insuffisante. Pour réussir sur le plan économique, il faut envisager les achats de manière stratégique.
«Le restaurateur sait que les achats quotidiens représentent, sur une année, des volumes importants», explique-t-il. C’est pourquoi il faut une stratégie d’achat claire, adaptée au concept d’exploitation de chacun. Il constate que les établissements qui réussissent ne considèrent pas les achats de manière isolée. Cela inclut une planification anticipée, une comparaison des prix proposés et une carte bien pensée.
La carte, en particulier, influence la rentabilité davantage qu’on ne le suppose souvent. Les établissements proposant une offre ciblée connaissent souvent davantage de succès économique que ceux dont la carte est très variée. Lorsque certains produits sont utilisés à plusieurs reprises, les stocks et le gaspillage alimentaire diminuent, tandis que la prévisibilité augmente.

Les petites décisions s’additionnent
La rentabilité d’une entreprise dépend rarement d’une seule mesure. Ce sont plutôt de nombreuses petites décisions qui font la différence en fin d’année. Pascal Krebs cite comme exemple le recours à différents niveaux de prix. Outre les prix habituels, les promotions, les prix de gros et les produits à bas prix permanents jouent un rôle important. Ceux qui connaissent leurs besoins et planifient leurs achats peuvent exploiter ces possibilités de manière ciblée.

Les liquidités, un indicateur-clé
Toutefois, Hans Haueter met en garde contre le fait d’axer ses achats exclusivement sur les prix bas. Si l’achat de grandes quantités peut certes permettre d’obtenir de meilleures conditions, il immobilise toutefois des liquidités. Les établissements dont la situation financière est tendue sont donc particulièrement désavantagés. «Les liquidités sont l’indicateur qui révèle le plus rapidement l’existence d’un problème fondamental.» Quiconque est constamment à court de liquidités doit analyser plus en détail ses processus et ses structures de coûts.

Des coûts cachés sous-estimés
Alors que les prix d’achat sont visibles, d’autres coûts restent souvent cachés. Il s’agit notamment du stockage, des amortissements, du gaspillage alimentaire ou des frais administratifs.
«On sous-estime parfois certains processus», déclare Pascal Krebs. Un nombre trop élevé de fournisseurs, des commandes fréquentes de petite quantité ou des stocks incontrôlés engendrent des coûts qui, sur l’année, peuvent s’accumuler. Une gestion des achats professionnelle implique donc de considérer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Il s’agit notamment de déterminer quels produits doivent réellement être stockés et lesquels peuvent être achetés à court terme. Pascal Krebs recommande d’utiliser les surfaces de stockage de manière ciblée pour les produits à forte rotation. Les articles à faible rotation entraînent en revanche une immobilisation inutile de capital et augmentent le risque de dépréciation.

La flexibilité reste déterminante
Malgré une planification minutieuse, la restauration reste un secteur dynamique. Les changements météorologiques, les événements ou les réservations de dernière minute modifient souvent la demande en très peu de temps. «Il faut à la fois bien planifier l’offre de base et disposer d’une flexibilité suffisante pour gérer l’activité quotidienne», explique Pascal Krebs. Les établissements qui réussissent planifient donc rigoureusement leurs besoins de base et s’approvisionnent de manière ciblée en quantités supplémentaires et en produits frais à court terme.
Les exigences varient considérablement selon le type d’établissement. Un restaurant a des besoins et des possibilités de stockage différents de ceux d’un traiteur ou d’un food truck.
C’est précisément là que réside, selon Pascal Krebs, l’importance d’une stratégie d’achat adaptée: «Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, le commerce de gros en libre-service offre de nombreux avantages économiques.» La livraison peut constituer une bonne solution en cas de volumes d’achat importants ou de produits lourds, comme les boissons. «Il n’y a pas de réponse unique, il faut parfois combiner différentes options. Ce qui est déterminant, c’est la stratégie qui convient le mieux à l’entreprise.»

Analyser régulièrement les indicateurs-clés
Pour Hans Haueter, une gestion d’entreprise professionnelle commence par l’intérêt porté à ses propres chiffres. «Les restaurateurs qui suivent de près leurs indicateurs clés dirigent généralement des établissements rentables», affirme-t-il. Le coût des marchandises par rapport au chiffre d’affaires, la rotation des stocks et la trésorerie revêtent une importance particulière. Ceux qui analysent régulièrement ces indicateurs identifient les problèmes à un stade précoce et peuvent prendre des mesures correctives.
Face à la hausse des coûts et aux incertitudes croissantes du marché, il ne suffit plus de se contenter de s’approvisionner en produits. L’achat va donc gagner en importance à l’avenir. Il faut prendre des décisions de gestion qui tiennent compte de l’ensemble de l’entreprise.

Quelques conseils pour bien gérer les achats
1.    Analyser régulièrement le coût des marchandises.
2.    Cibler la carte et utiliser les mêmes produits dans plusieurs plats.
3.    Prévoir de manière ciblée les promotions et les prix de gros.
4.    Limiter les stocks aux produits à rotation rapide.
5.    Vérifier la structure des fournisseurs et simplifier les processus.
6.    Surveiller en permanence la trésorerie et la rotation des stocks.